TEMEL DEPO KAVRAMLARI
Ürünlerin ham madde hâlinden, yarı mamul hâline veya nihai ürün saklanmasına ihtiyaç duyulmaktadır. Bu ihtiyaçtan dolayı işletmelerde depolama kavramı ortaya çıkmıştır.
DEPO TANIMI
Depo, tedarik zinciri içinde, malzemelerin, çeşitli amaçlarla ve değişik dönemlerde kullanılmak üzere korunması ve stoklanması amacıyla istiflendiği, saklandığı ve malzeme tipine göre tasarlanmış, farklı boyutlarda ve özelliklerde olabilen kapalı veya açık alandır.
DEPO YÖNETİMİ VE VERİMLİLİK
Deponun etkin ve verimli yönetimi işlemi, malın depolanması ve dağıtılması süreçlerinin en kısa sürede ve en az hatayla yapılmasıdır. Depo yönetiminin verimini artırmak için:
- Doğru stok seviyesi
- Dönemsel değişikliklerin göz önünde bulundurulması
- Depo düzeninin gözden geçirilmesi
- Stok kayıtlarının tutulması
- Otomasyon uygulaması
DEPOLAMANIN TANIMI
İşletmelerin üretim sürecinde kullanacakları ham madde, bileşen, yardımcı malzemeler ile bakım-onarım sarf malzemeleri ve yedek parçaların stoklanması ve yönetilmesine malzeme depolama; üretim sonrasında bitmiş ürünlerin stoklanması ve bu stokların yönetilmesine ise ürün depolama denilmektedir.
DEPOLAMA FAALİYETİNİN ÖNEMİ
- İhtiyaç duyulacak zamana kadar ürünleri saklamak
- Ürünleri dış etkenlerden (hırsızlık, ısı, nem vb.) korumak
- Müşteri ihtiyaçlarına anında cevap verebilmek
- Ham madde ve yarı mamulleri üretim aşamalarına tam zamanında aktarabilmek
- Stok kontrolünü daha verimli bir hale getirmek
Mevsimsel Üretim: Mısır ağustos ayından ekim ayına kadar hasadı yapılan bir tahıldır. Kurutulup un hâline getirilmesi, çerezlik olarak paketlenmesi, konserve yapılarak depolanması sonbaharda gerçekleşir. İşletmecilerin elde ettikleri ürünleri bir sonraki hasada kadar uygun koşullarda saklamaları gerekmektedir.
Mevsimsel Talep: Yaz aylarında terlik ve sandalet gibi ürünlere daha çok ihtiyaç duyulması sonucu oluşabilecek yoğun talebe anında cevap verebilmek için ilkbaharda üretim yapılmakta ve ürünler depolarda stoklanmaktadır.
Büyük Miktarda Üretim: Dünya Kupası esnasında kupa maçlarının gerçekleştirileceği ülkelerde satılacak olan forma, hatıra eşyası vb. ürünlere yönelik olası yoğun talebi karşılamak amacıyla bu ürünlerin önceden üretilmesi ve depolanmasıdır.
Çabuk Tedarik: Ürünlerin denizaşırı ülkelerden tedarik edilmesi gerekliyse ve tedarik sürecinin uzun zaman alması söz konusuysa bu tedarik süresi boyunca doğacak olan müşteri taleplerini karşılamak için işletmelerin stok bulundurması gerekmektedir.
Sürekli Üretim: Sürekli üretim yapan işletmelerin, yarı mamul veya ham madde temininde yaşanabilecek kalite problemleri nedeniyle üretim hatlarının durmaması için yarı mamul ve ham madde stoku bulundurması gerekmektedir.
Fiyat Sabitleme: Ürünün ham madde veya yarı mamulünün ithal ediliyor olması hâlinde firmalar, döviz kurundaki dalgalanmalardan olumsuz şekilde etkilenmemek için büyük miktarda ürün satın alıp fiyatı sabitlemek amacıyla bunları stoklamaktadır.
DEPO TERMİNOLOJİSİ VE İNGİLİZCE KARŞILIKLARI
Rampa [Ramp]: Depolara mal giriş ve çıkışlarının gerçekleştirildiği platformlardır. Rampalar sayesinde depolarda yükleme ve boşaltma işlemleri daha sağlıklı şekilde yapılmaktadır.
Barkodlama [Barcoding]: Depolara kabulü onaylanan ürünlerin takip edilebilmesi ve stok kontrollerinin daha etkin ve verimli bir şe kilde gerçekleştirilebilmesi için ürünlerin üzerine barkod yapıştırılır. Bu yolla stok takibi daha hızlı, daha ekonomik ve en az hata ile gerçekleşir.
İstifleme [Stowing]: Depolarda alandan tasarruf etmek amacıyla ürünlerin üst üste yığılması işlemidir. Burada dikkat edilmesi gereken önemli nokta, istiflenen ürünlerin birbirine zarar vermeyecek şekilde konması ve üst üste yükleme izni olmayan ürünlerin istiflenmemesidir.
Mal Kabul [Receiving]: Depoya gelen malzemenin kabul edilmesi işlemidir. İşlem; yükün boşaltılarak mal kabul alanına alınması, kayıtlı bilgilerle fiziksel bilgilerin karşılaştırılması, malın depoya alınması ve kaydının tutulması işlemlerini içerir.
Adresleme [Addressing]: Depoda stoklanan ürünleri belli bir düzen içinde izleyebilmek amacıyla malzeme konacak bölgelerin ihtiyaca uygun bir düzenle kodlanması veya numaralandırılması işlemidir.
Toplama [Picking]: Müşteri ihtiyaçları ve talepleri doğrultusunda, ürünlerin depodaki raflardan alınıp hazırlanması sürecidir.
Paketleme [Packing]: İçeriğine uygun olarak malzemenin ambalajlanmasıdır.
Emniyet Stoku [Safety Stock]: Beklenmedik durumlarla karşılaşılacağı varsayılarak işletmelerin kendilerini güvence altına almak için tuttukları stoktur. İşletmeler; müşterinin daha fazla sipariş verebileceğini, üretim miktarının artabileceğini ya da yeni müşterilerin çıkabileceğini varsayarak ellerinde emniyet stoku bulundurur.
Paketleme Malzemeleri [Packing Materials]: İşletmelerin depolarda; elleçleme, etiketleme ve paketleme yapmak amacıyla kullanmakta oldukları malzemelerdir.
Aktarma Merkezi [Hub]: Gelen yük ve kargoların indirildiği, gidenlerin ise varış noktasına göre yüklendiği, gün içinde kargoların kısa zaman aralıkları ile saklandığı, araçlar arası yük ve kargo transferlerinin yapıldığı bölgesel işlem merkezleridir.
RF El Terminali [Radio Frequency Terminal]: Radyo frekansı teknolojisini kullanarak ilgili verilerin bilgisayara iletimini sağlayan aygıttır.
Depo Yönetim Sistemi [Warehouse Management System]: Depoların; mal kabul, yerleştirme, stok yönetimi, sayım, iş gücü yönetimi, toplama, ambalajlama, sevkiyat planlama vb. işlemlerinin barkod, RF terminalleri, otomatik malzeme taşıma sistemleri vb. çağdaş teknolojiler aracılığıyla yönetimini sağlayan yazılım sistemidir.
Bölgesel Toplama [Zone Picking]: Siparişlerin daha etkili bir şekilde toplanması amacıyla bu işlemin bölgesel bazda ve gerektiğinde farklı işçiler aracılığıyla gerçekleştirilmesidir.
Depolama [Storage]: Bir malın kullanılmak ya da sevk edilmek üzere belirlenen koşullara uygun olarak stoklanması işlemidir.
Elleçleme [Handling]: Depoda; malzeme boşaltma, mal kabul, seçerek ayırma, teslim tesellüm, paket açma, bölme, istifleme, yerleştirme, yerini değiştirme, yenileme ve eksik tamamlama, toplama, ambalajlama, yükleme vb. işlemlerin yapılmasıdır.
Etiketleme [Labelling]: Etiket ile ürün takibi yapılan depolarda, ürün depoya alınmadan önce ürüne uygulanan etiketleme (kodlama) işlemidir.
Boşaltma [Unloading]: Malzemelerin tren, uçak, kamyon vb. bir araçtan uygun bir biçimde indirilerek uygun bir yere konulması işlemidir.
Katma Değerli İşlemler [Value Added Operations]: Depolarda müşteri talebi üzerine yapılan etiketleme, ambalajlama, katlama, ısı ölçme, aktarma, karıştırma, birleştirme, ayırma, paletleme, hafif montaj, iade, imha, barkodlama işlemleri, bakım ve onarım vb. işlemlerdir. Her bir işlem ürün üzerinde bir katma değer sağlar ve bu işlemler fiyatlandırılır.
DEPOLARIN İŞLETME İÇİNDEKİ DİĞER BİRİMLERLE İLİŞKİSİ
Depoların Satın Alma Birimiyle İlişkisi
Satın alma birimi; bir işletmenin ihtiyacı olan tüm ham maddeyi, yarı mamulü ve işletme içinde kullanılacak olan her türlü araç gereci; en yüksek kalitede ve en uygun maliyetle tedarik eden birimdir.
Depoların Satış ve Pazarlama Birimiyle İlişkisi
Satış ve pazarlama birimi ürün ve hizmetlerin satış oranlarını arttırmak amacıyla reklam, tanıtım ve pazarlama faaliyetlerini yürütür.
Depoların Üretim Birimiyle İlişkisi
Yeni bir mal ya da hizmetin ortaya çıkmasını sağlayan üretim birimleri, işletmelerin ana faaliyet konusu olan üretim işlemlerini gerçekleştiren birimlerdir. Üretim birimleri aşağıda yer alan nedenlerden dolayı depoları kontrol altında tutmak ister.
· Üretmiş oldukları ürünleri depolarda, ihtiyaç duyulan zamana kadar en uygun maliyetle depolamak
· İhtiyaç duydukları ham madde ve yarı mamulleri depolarda en uygun maliyetle ve en güvenli şekilde saklamak
· Üretimde kullanacak oldukları ham madde ve yarı mamulleri istedikleri an, en hızlı şekilde depolardan üretim bantlarına aktarmak
Depoların İş Sağlığı ve Güvenliği Birimiyle İlişkisi
· Çalışanlara periyodik aralıklarla iş sağlığı ve güvenliği eğitimleri verilir.
· Depo içinde çalışanlar açısından tehdit oluşturabilecek durumlar tespit edilir ve bu doğrultuda önlem alma çalışmaları yapılır.
· Depolarda kullanılan araç gereçlerin (forklift, konveyör, raf sistemleri vb.) belirli aralıklarla bakım ve onarımı yapılır.
· Çalışanların, mesai boyunca iş sağlığı ve güvenliği kurallarına uymasını sağlamak amacıyla gerekli araç gereçler (eldiven, yelek, baret vb.) tedarik edilir ve bunların kullanılması sağlanır.
· Çalışanların sağlığını korumak için depo içindeki ısı, ışık, toz, nem vb. koşullar iyileştirilir.
· Depo içinde, çalışanlar açısından tehdit oluşturabilecek durumlar tespit edilir ve bu doğrultuda önlem alma çalışmaları yapılır.
· Depoda meydana gelen iş kazalarının tekrar etmemesi için depo içinde ve dışında gerekli tedbirler alınır.
· Çalışanların iş kazası geçirmeleri veya meslek hastalığına yakalanmaları durumunda, mevzuatın öngördüğü yasal haklarından faydalanabilmeleri koordine edilir ve gözetilir.
Depoların Lojistik Birimleriyle İlişkisi
Depolar, işletme bünyesindeki hemen hemen her birimle etkileşim hâlindedir. Ancak en fazla iletişim kurduğu birimler lojistik birimleridir. Çünkü lojistik ve depolar ayrılmaz birer bütündür. Depolar, iyi bir lojistik operasyonunun yürütülebilmesi için başlangıç ve bitiş noktalarıdır. Depolar olmadan sağlıklı bir lojistik altyapı oluşturulması mümkün değildir. Lojistik birimleri, işletmenin çıkarları doğrultusunda depolar ile diğer birimler arasında köprü vazifesi görür.
GENEL SAKLAMA DEPOLARI
ÜRÜN KABUL İŞLEMLERİ
Depo yönetiminde depo içindeki operasyonların en az maliyet ile en kısa sürede, en verimli şekilde gerçekleştirilebilmesi için operasyon süreçlerinin sorunsuz ve hızlı bir şekilde gerçekleştirilmesi gerekmektedir. Ürünlerin depoya gelişi ile başlayan depo operasyon süreci, ürünlerin müşterilere sevki ile son bulmaktadır.
Mal Kabul İşlemleri
Mal kabul süreci, ürünlerin, depoya teslim edilmek üzere araçlar tarafından getirilmesiyle başlar. Mal kabul sürecinin amacı, depo içine giren bütün ürünlerin belge, miktar, kalite, hasar, ambalaj vb. kontroller sonucu uygunluğunu ölçen faaliyetleri düzenlemektir.
Mal kabul aşamasında dikkat edilmesi gereken hususlar şunlardır:
• Gelen ürünler, taşıma araçlarından dikkatli bir şekilde indirilmeli ve mal kabul alanına alınmalıdır.
• Taşıma aracının evrakında yer alan ürün adedi ile fiziki olarak araçtan çıkan ürün adedi aynı olmalıdır.
• Taşıma araçlarından indirildikten sonra ürünlerin hasarlı olup olmadığı kontrol edilmelidir.
Teslim Tesellüm İşlemleri
Teslim Tesellüm işlemleri sırasında, taşıma aracıyla ürünleri getiren sürücü, ürünleri hasarsız ve eksiksiz teslim ettiğine dair imzaladığı evrakı (taşıma belgesi, sevk evrakları vb.) depo görevlisine verir. Depo görevlisi de ürünleri eksiksiz ve hasarsız aldığına dair imzaladığı evrakı sürücüye verir. Böylece ileride oluşabilecek sorunların önüne geçilmiş olur. Ellerinde yazılı birer evrak olduğu için taraflardan herhangi biri ilerleyen zamanlarda aksi bir durumu iddia edemez.
Bu evrakı imzalamadan evvel depo görevlisinin uygulaması gereken işlemler şunlardır:
• Taşıma araçları ile depoya gelen ürünler, depo personeli tarafından fiziki olarak sayılır.
• Fiziki sayım sonucunda çıkan ürün miktarıyla taşıma aracı sorumlusunun ilettiği Teslim Tesellüm Evrakı üzerinde yazan ürün miktarı karşılaştırılır.
• Teslim tesellüm Evrakında yazan ürün miktarı ile fiziki ürün miktarı birbiriyle karşılaştırıldığında rakamlar tutuyorsa bir sonraki adıma geçilir. Eğer rakamlar tutmuyorsa, Eksiklik / Fazlalık Tutanağı düzenlenir, ürünlerin göndericisi ile görüşülür ve sorunun kaynağı araştırılır.
• Fiziki olarak sayılan ürünlerin aynı zamanda hasarlı olup olmadığı da ayrıntılı olarak kontrol edilir. Eğer gelen ürünlerde hasar var ise Teslim Tesellüm Evrakına “Ürünler hasarlı teslim alınmıştır.” notu düşülür ve Hasar Tespit Tutanağı düzenlenir.
Katma Değerli İşlemler
Depo operasyonlarında, ürünlerin müşteri talepleri doğrultusunda kalite kontrol, son kontrol, ambalajlama, paletleme, palet bozma, streçleme, katlama, ütüleme, etiketleme, hafif montaj, kullanım kılavuzu ekleme, barkodlama, bakım-onarım gibi işlemlere tabi tutulduğu süreç katma değerli hizmetler süreci olarak adlandırılmaktadır. Ürünün müşteri taleplerine uygun hâle getirilmesini sağlayan bu işlemler, nihai ürünün özelliklerine fayda sağladığı için katma değerli hizmetler olarak adlandırılmaktadır.
ÜRÜN YERLEŞTİRME VE ADRESLEME İŞLEMLERİ
Depolarda ürün yerleştirme sürecinde en önemli faaliyetlerden biri adresleme işlemleridir. Çünkü depo içinde aranan bir ürünün hangi rafta, hangi bölümde olduğunu bulabilmek için adresleme faaliyetinin hatasız yapılması gerekmektedir.
Depolarda Ürün Yerleştirme İşlemleri
Depolarda yerleşimin amacı, mevcut stok alanından en üst seviyede faydalanmak ve stok bulundurma maliyetini en alt seviyeye çekmektir. Stok bulundurma maliyetinin bir depo işletmesi açısından önemli bir yük olduğu düşünülürse depo yerleşiminin ne derece kritik önem taşıdığı anlaşılacaktır. Ürün yerleştirme sürecinde, ürünler depo içerisinde özelliklerine göre konumlandırılır.
Ürün yerleştirme işleminde şu hususlara dikkat edilmelidir:
Stok devir hızı yüksek olan -hızlı hareket eden- ürünler sevkiyat alanlarına yakın yerlere yerleştirilmelidir.
Stok devir hızı düşük olan -yavaş hareket eden- ürünler sevkiyat alanlarından uzak yerlere yerleştirilmelidir.
Ağır yükler rafların alt taraflarına, hafif yükler ise rafların üst taraflarına yerleştirilmelidir.
Depolarda Yerleştirme Biçimleri
Depo çalışanları depoya ürün yerleştirirken birden fazla yöntem kullanmaktadır. Bu yöntemler şöyle sıralanabilir:
Doğrudan Yerleştirme
Bu yerleştirme türünde, ürünler direkt olarak toplama veya sevk alanlarına yerleştirilir. Ürün kabulünün ardından malların bu noktalara aktarılmasıyla malzeme taşıma süresi azaltılır.
Gruplanmış Yerleştirme
Bu yerleştirme biçiminde malzemelerin ayrıştırılması ve gruplandırılması işlemleri yapılır. Yerleştirme sırasına göre ürünler gruplandırılır ve yerleştirme verimliliği artırılır.
Yönlendirilmiş Yerleştirme
Depo çalışanları, ürünleri yerleştirirken ürün toplama ve yerleştirmede kendileri açısından en kolay ve sorunsuz bölgeleri seçmek isterler. Ancak depo çalışanlarının kendi kararları doğrultusunda seçmiş oldukları bu yerleştirme alanları her zaman için depolamada amaçlanan faydayı sağlamaz. Bu yüzden, depolamada en verimli ve etkili yerleştirme yöntemini seçmek ve yüksek fayda sağlamak amacıyla bilgisayar sistemlerinden yararlanılabilir ve sistemin yönlendirmesi sonucu yapılan yerleştirmeye de yönlendirilmiş yerleştirme adı verilir.
Serpiştirme Şeklinde Yerleştirme
Bu yerleştirme türü, özellikle paletli yerleştirme ve toplama operasyonları için uygundur. İstifleme ve yerleştirme araçlarından en yüksek verimi almak ve bu araçların boş dolaşmasını engellemek, aynı zamanda yerleştirme operasyonlarında beklenen faydayı sağlamak amacıyla bu sistem kullanılabilir. Bu sistemde yerleştirme ve sipariş toplama işlemleri çift yönlü olarak birleştirilir. Örneğin yerleştirme işlemini yapmak amacıyla palet taşıyan bir forklift, ürünü rafa yerleştirdikten sonra sipariş toplama işlemini de yaparak geri gelir. Bu şekilde istifleme araçlarından maksimum düzeyde fayda sağlanmış olur.
Depolarda yerleştirme işlemi gerçekleştirilirken izlenen adımlar şu şekildedir:
• İstifleme alanından, yerleştirilecek olan ürünler bulunur.
• Ürünlerin etiketleri el terminalleri yardımıyla okutulur.
• El terminalleriyle tanımlanan ürünler, ayıklanır ve gruplandırılır.
• Ürünler özelliklerine göre en uygun raf alanlarına yönlendirilir.
• El terminalleri yardımıyla raflar üzerinde yer alan barkodlar okutulur ve ürünlerle eşleştirilir.
• Son olarak ürünler ilgili raflara kaldırılır.
Yorum Gönder